Documento sujeto a validacion final con la razon social, NIT, domicilio y canales oficiales que el hotel confirme para publicacion definitiva.
1. Objeto y alcance
Esta politica establece las reglas internas para el tratamiento de datos personales realizados por MIRAGO HOTELS en el desarrollo de su operacion hotelera, comercial, administrativa, contractual y digital.
Aplica a cualquier base de datos fisica o digital administrada directa o indirectamente por el hotel, incluyendo reservas, formularios web, CRM comercial, convenios corporativos, proveedores, talento humano, procesos contables, vigilancia, comunicaciones por WhatsApp y atencion postventa.
2. Definiciones clave
Dato personal: informacion vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operacion sobre datos personales, como recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion, actualizacion o supresion.
Responsable del tratamiento: persona juridica que decide sobre la base de datos y sus finalidades.
Encargado del tratamiento: tercero que trata datos personales por cuenta del responsable.
Dato sensible: informacion que puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminacion.
3. Principios de tratamiento
Legalidad y finalidad legitima
Libertad, transparencia y acceso restringido
Seguridad, confidencialidad e integridad de la informacion
Calidad, veracidad y actualizacion razonable de los datos
Circulacion restringida y conservacion solo por el tiempo necesario
4. Categorias de titulares
Huespedes individuales y sus acompanantes registrados
Contactos de empresas, agencias, grupos y eventos
Usuarios que cotizan o reservan por sitio web, telefono, correo o WhatsApp
Proveedores, contratistas y aliados comerciales
Empleados, candidatos y excolaboradores
Visitantes, terceros autorizados y contactos administrativos
5. Datos que puede recolectar el hotel
Dependiendo del vinculo con el titular y de la finalidad aplicable, MIRAGO HOTELS puede recolectar datos de identificacion, contacto, ocupacion, empresa, informacion tributaria, datos de reserva, historial de estadias, preferencias operativas, informacion de facturacion, informacion de soporte comercial y trazabilidad de pagos o garantias.
Nombre, apellido, tipo y numero de documento
Telefono, correo, direccion y empresa
Fechas de estadia, ocupacion, acompanantes y observaciones
Datos de facturacion, convenio o razon de viaje
Registros de comunicacion por formularios, correo o WhatsApp
Imagen captada por CCTV cuando aplique en areas autorizadas
Datos sensibles o de salud solo cuando resulten estrictamente necesarios para seguridad, asistencia o accesibilidad
6. Finalidades del tratamiento
Gestionar solicitudes, cotizaciones, reservas, modificaciones, check-in y check-out
Validar identidad, ocupacion, pagos, garantias y trazabilidad operativa
Atender convenios corporativos, grupos, eventos y propuestas comerciales
Emitir facturas, soportes contables y reportes administrativos
Gestionar PQRS, requerimientos legales, auditoria y seguridad
Enviar confirmaciones, actualizaciones de reserva y comunicaciones de servicio
Medir experiencia, analitica web y mejora continua del sitio
Dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias, tributarias y de prevencion de riesgos
7. Tratamiento segun tipo de relacion
Huespedes y reservas: administracion de alojamiento, ocupacion, pagos, seguridad y servicio durante la estadia.
Leads web y consultas: seguimiento comercial, respuesta a solicitudes y conversion de reservas directas.
Clientes corporativos: gestion de convenios, tarifas, cotizaciones, facturacion y relacion comercial.
Proveedores y contratistas: evaluacion, contratacion, pagos, cumplimiento y seguridad operativa.
Empleados y candidatos: seleccion, contratacion, administracion laboral y bienestar.
Terceros y visitantes: control de acceso, seguridad, videovigilancia y soporte institucional.
8. Datos sensibles y datos de menores
MIRAGO HOTELS tratara datos sensibles de manera excepcional, proporcional y con medidas reforzadas de seguridad, solo cuando ello resulte indispensable para atender condiciones de salud, accesibilidad, seguridad del huesped o cumplimiento normativo.
En el caso de menores de edad, el tratamiento se limitara a la informacion necesaria para la reserva, alojamiento o proteccion del menor, siempre bajo autorizacion de sus representantes legales y priorizando su interes superior.
9. Autorizacion del titular
La autorizacion puede obtenerse por medios fisicos, digitales, telefonicos o por acciones inequivocas del titular, cuando la normatividad aplicable lo permita. El hotel conservara evidencia razonable de la autorizacion cuando esta sea requerida.
Formularios de reserva o contacto
Aceptacion expresa en sitio web o canales digitales
Interacciones por correo, telefono o WhatsApp
Documentos contractuales, registros de ingreso y procesos administrativos
10. Derechos del titular
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
Solicitar prueba de la autorizacion otorgada cuando sea procedente
Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales
Presentar consultas o reclamos ante el responsable
Solicitar supresion del dato o revocar la autorizacion cuando legalmente proceda
Acceder de forma gratuita a sus datos personales en los terminos aplicables
11. Deberes del responsable
Garantizar canales habilitados para consultas y reclamos
Conservar condiciones de seguridad acordes con la naturaleza de la informacion
Actualizar la informacion cuando existan cambios relevantes
Limitar el acceso a personal y proveedores autorizados
Reportar o gestionar incidentes internos conforme a los protocolos del hotel
12. Consultas, actualizacion, rectificacion y supresion
Las solicitudes relacionadas con datos personales podran presentarse a traves del correo [CORREO PRIVACIDAD POR VALIDAR], del correo de reservas reservas@miragohotel.com o del canal formal que el hotel confirme para privacidad.
El titular debera indicar como minimo su nombre completo, tipo y numero de documento, descripcion clara de la solicitud, medios de contacto y soportes que faciliten la validacion de identidad.
Consultas: respuesta dentro de los plazos legales aplicables en Colombia.
Reclamos: tramite interno con confirmacion de recibido, validacion de identidad y respuesta dentro de los plazos legales.
Supresion: procedera cuando no exista deber legal o contractual que impida conservar la informacion.
13. Seguridad de la informacion
MIRAGO HOTELS adopta medidas administrativas, logicas y operativas razonables para proteger la informacion frente a acceso no autorizado, perdida, uso indebido, alteracion o divulgacion no permitida. Estas medidas incluyen controles de acceso, perfiles internos, trazabilidad, respaldo, gestion de proveedores y lineamientos de confidencialidad.
14. Transmision y transferencia a terceros
El hotel puede compartir datos personales con encargados o aliados que apoyen procesos de reservas, facturacion, analitica, soporte tecnologico, pagos, auditoria, seguridad o cumplimiento, siempre bajo instrucciones documentadas, acuerdos de confidencialidad y controles razonables.
Cuando exista transferencia internacional o uso de servicios en la nube, se procurara que el tercero ofrezca condiciones equivalentes de seguridad y tratamiento conforme a la naturaleza de la informacion.
15. Vigencia y actualizaciones
Esta politica rige a partir de su publicacion y podra actualizarse cuando cambien las condiciones operativas, regulatorias, tecnicas o comerciales del hotel. La version vigente sera la publicada en el sitio oficial de MIRAGO HOTELS.
Datos por validar con el hotel
Razon social exacta del titular del hotel
NIT y domicilio principal
Correo oficial de privacidad y proteccion de datos
Correo oficial de reservas y canal PQR
Telefono y horario operativo oficial
Horario definitivo de check-in y check-out
Politica final de cancelacion, modificacion y no show
Esquema final de pago, garantia o link de pago
Politica de menores y politica de mascotas
Canal oficial para reclamaciones y requerimientos legales
